Все кейсы
Автоматизация аренды оборудования в коробочном Битрикс24
Для «ЛифтСтройРент» автоматизировали цикл аренды оборудования в коробочном Битрикс24: от расчёта условий и документов до отгрузки, продления и возврата. В основной сделке хранится история клиента, а по каждой единице оборудования ведётся отдельная карточка активной аренды. Менеджер, бухгалтер, водитель и руководитель получают задания на своих этапах.
Паспорт проекта
Полный кейс
Как устроена аренда оборудования в «ЛифтСтройРент»
О клиенте
«ЛифтСтройРент» занимается арендой и продажей фасадных подъёмников ZLP, арендой вакуумных захватов, сервисным обслуживанием и поставкой запчастей. Компания находится в Санкт-Петербурге. Проект реализован в 2026 году на коробочном Битрикс24 для 50 пользователей.
Задача: управлять арендой от заявки до возврата
- Связать условия аренды, документы, оборудование и оплату с основной сделкой клиента.
- Организовать подбор свободных единиц по складам и согласование отгрузки.
- Контролировать сроки каждой позиции, продление аренды, частичный возврат и просроченную оплату.
- Распределить задания между менеджером, бухгалтером, водителем и руководителем.
Условия аренды и коммерческое предложение
Менеджер указывает клиента, оборудование, город выдачи, срок аренды, доставку и шеф-монтаж. После сохранения сделки Битрикс24 переводит её на расчёт условий и формирует КП. Документ появляется в таймлайне и сохраняется в поле сделки. Менеджер проверяет цену, отправляет КП клиенту и указывает дату повторного контакта; система напоминает о нём в нужный день.
Договор и подтверждение первой оплаты
Перед формированием договора сотрудник проверяет реквизиты компании. На соответствующей стадии Битрикс24 создаёт договор по шаблону и добавляет его в таймлайн. На этапе оплаты бухгалтер получает задание проверить поступление денег. Пока оплата не подтверждена, сделка не переходит к планированию отгрузки.
Свободное оборудование по складам
В задании на отгрузку менеджер указывает дату, время, водителя и конкретные единицы оборудования. Список свободных позиций зависит от города в сделке: Москва или Санкт-Петербург. Подтверждённый выбор сохраняется, и сделка переходит на доставку.
Отгрузка и карточки активной аренды
Для каждой выбранной единицы создаётся отдельная карточка активной аренды и формируется акт сдачи. Водитель получает задание с данными отгрузки и документами, а завершает его после фактической передачи оборудования. После подтверждения основная сделка переходит на аренду, а карточки оборудования — на стадию «В аренде».
Продление и общий счёт на следующий период
За пять дней до окончания аренды основная сделка автоматически переходит на этап оплаты. В общий счёт следующего периода попадают позиции, которые остаются в аренде; завершённые и выбранные к возврату исключаются. Номер, сумма, дата создания, срок оплаты и ссылка на счёт фиксируются в сделке. До подтверждения бухгалтером даты аренды не меняются. После оплаты они продлеваются на 30 дней.
Контроль просрочки и возврат в аренду
Срок оплаты соответствует дате окончания текущей аренды. Если на следующий день оплата не подтверждена, сделка автоматически переходит на этап «Долг», а руководитель получает задание о просрочке. При подтверждении поздней оплаты счёт получает оплаченный статус, даты продлеваются и сделка возвращается на аренду.
Частичный возврат без закрытия всей сделки
Для возврата конкретной единицы сотрудник переводит её карточку активной аренды на стадию «К возврату». Битрикс24 формирует акт возврата. Если другую позицию клиент продолжает арендовать, основная сделка остаётся открытой: общая история сохраняется, а каждое оборудование проходит свои этапы.
Автоматические задания вместо ручного запуска процессов
Бизнес-процессы создают задания в нужный момент. Сотрудник открывает их из раздела автоматизации или таймлайна сделки, заполняет обязательные поля и подтверждает результат. Сделка ожидает выполнения задания или контрольной даты, поэтому переходы связаны с фактическими действиями сотрудников.
Результат: сделка и оборудование связаны в одной системе
- Клиент и общие условия хранятся в основной сделке, сроки и стадии — в карточках отдельных единиц.
- КП, договоры, акты сдачи и возврата формируются в рамках процесса аренды.
- Продление связано с подтверждённой оплатой; просрочка передаётся руководителю.
- Частичный возврат оборудования не прерывает аренду оставшихся позиций.
До / после
Что изменилось после внедрения
До
Нужно связать общую сделку и отдельные единицы оборудования.
После
По каждой единице создаётся карточка активной аренды со своим сроком и стадией.
До
Нужно готовить следующий период аренды и контролировать оплату.
После
За пять дней запускается этап оплаты; продление выполняется после подтверждения бухгалтером.
До
Нужно обрабатывать возврат части оборудования.
После
Возвращаемая позиция получает свой акт, остальные продолжают аренду в той же сделке.
Материалы проекта
Воронка «Аренда оборудования»
От сбора вводных и КП до отгрузки, аренды, оплаты и долга.
Смарт-процесс активной аренды
Карточки оборудования с отдельными сроками, суммами и стадиями.
Документы и задания
КП, договоры, счета, акты сдачи и возврата; задания по ролям.
Инструкция для сотрудников
Пошаговый порядок работы: ручные действия, автоматические операции и причины ожидания на этапах.
Автоматизация арендыНужен контроль оборудования, сроков и оплаты?
Разберём вашу схему аренды и настроим в Битрикс24 сделки, учёт оборудования, документы и задания сотрудникам.